Wedding Planner

In Zeiten in denen beide Partner berufstätig sind und Hochzeiten dank der hohen Ansprüche in den sozialer Medien immer aufwendiger werden, werden auch Wedding Planner immer beliebter. Falls auch ihr mit dem Gedanken spielt euch Planungsunterstützung zu holen, findet ihr hier wertvolle Infos rund um die Zusammenarbeit mit einem Hochzeitsplaner.

Die Expertin zum Thema Wedding Planner: Julia Münst

Gemeinsam mit der lieben Julia von Let it sparkle Event- & Hochzeitsplanung habe ich das Thema Wedding Planner für euch beleuchtet. Julia ist durch und durch leidenschaftliche Hochzeitsplanerin und hat mir extrem wertvolle Einblicke in ihren Beruf des Wedding Planners gewährt.  

Ich bin super dankbar für Julias Expertise und Input, vor allem  weil sie großen Wert auf Nachhaltigkeit legt und ihren Brautpaaren auch bei der Umsetzung einer nachhaltigen Hochzeit mit ihrer Erfahrung und ihrem Netzwerk unterstützend zur Seite steht. Deswegen und weil sie ein ganz toller und empathischer Mensch ist :-).   

Wir hoffen, dass wir euch mit diesen Einblicken bei der Entscheidung für oder auch gegen einen Wedding Planner ein bisschen helfen können. 

Die Expertin zum Thema Wedding Planner: Julia Münst

Wedding Planner

1. Gründe für einen Wedding Planner

Falls ihr unschlüssig seid, ob ihr einen Wedding Planner engagieren sollt, findet ihr im Folgenden als Entscheidungshilfe die Gründe, die für einen Wedding Planner sprechen. Habt dabei im Hinterkopf, dass ihr den Hochzeitsplaner nicht zwangsweise für die komplette Planung, sondern auch nur für einen Teilbereich beauftragen könnt. Mehr dazu erfahrt ihr im Punkt 2.

1. Stressreduktion 
Eine Hochzeit kann mit sehr viel Stress und Aufwand verbunden sein. Vor allem, wenn einem das Planen nicht besonders liegt. Ein Wedding Planner nimmt euch den Aufwand ab und reduziert ihn durch seine Erfahrung und eine strukturierte und effiziente Planung. Nicht nur für euch, sondern auch für eure Helfer (meist Trauzeugen und Familien).

2. Entlastung vor Ort
Damit ihr, eure Trauzeugen und Familien die Hochzeit in vollen Zügen genießen könnt, übernehmen Wedding Planner, als sogenannte Zeremonienmeister, auch die Betreuung eurer Hochzeit. Das heißt, sie übernehmen vor Ort die letzten Handgriffe und die Dienstleistersteuerung. Während der Hochzeit, aber auch beim Auf- und Abbau. 

3. Netzwerk aus professionellen Dienstleistern
Ein Wedding Planner hat mit der Zeit ein sehr wertvolles Netzwerk aus professionellen Dienstleistern und Anbietern aufgebaut,
aus dem er euch die zu euch passenden Dienstleister empfehlen kann. Dank seiner Erfahrung kann er aber auch unbekannte Dienstleister in Hinblick auf deren Qualität und Professionalität sehr schnell einschätzen. Das ist besonders wertvoll, weil professionelle Dienstleister bei einer Hochzeit absolut das A & O sind. 

4. Realistische Budgetführung
Ein Wedding Planner kennt die Kosten einer Hochzeit (auch die versteckten) und kann sie dank seiner Erfahrung sehr gut einschätzen. So erhaltet ihr zu jedem Zeitpunkt eine realistische Kostenübersicht und vermeidet böse Überraschungen.

5. Kostenvorteile
Einige Wedding Planner bekommen bei Dienstleistern, Locations oder Anbietern Sonderkonditionen
, die sie euch weitergeben können. Außerdem können sie dank ihrer Erfahrung Angebote von Dienstleister oder Anbietern preislich einordnen und haben dadurch eine besonders gute Verhandlungsbasis.

6. Locationvorteile
Manche Wedding Planner reservieren beliebte Locations teilweise Jahre im Vorfeld, auch ohne konkrete Anfrage. Dadurch bekommt ihr durch die Zusammenarbeit Zugang zu Locations, die sonst nicht mehr verfügbar wären. 

7. Kreativer Input
Wedding Planner können euch auch bei kreativen Themen unter die Arme greifen. Zu deren Job gehört es Raum-, Deko- und Papeteriekonzepte (mit-)zugestalten. Dafür lassen sie sich ständig inspirieren und haben professionelle Partner, auf die ihr für eure Hochzeit zurückgreifen könnt.   

8. Know-How zu Traditionen und Abläufen
Auch bei Unsicherheiten in Hinblick auf Timings und Traditionen können euch Wedding Planner mit ihrer Erfahrung zur Seite stehen.

9. Unbekannte Destination
Vor allem in Regionen, die euch fremd sind und für die ihr keine Empfehlungen von Freunden oder Familie einholen könnt, zahlt sich ein Wedding Planner meist aus. Entweder, weil er dort über Erfahrung verfügt oder die Dienstleister und Co. besser einschätzen kann als ihr.   

10. Puffer für unerwünschte Meinungen
Nicht selten wollen Familienmitglieder bei der Hochzeitsplanung mitbestimmen. Falls das nicht gewünscht ist, kann ein Wedding Planner hier sehr gut als Puffer fungieren und in seiner neutralen Position zur Not auch den Bad Guy spielen. 

2. Wie die Zusammenarbeit mit einem Wedding Planner aussieht

Die Zusammenarbeit mit einem Wedding Planner kann in der Regel sehr individuell gestaltet werden, je nach Geschäftsmodell und Philosophie. Im Folgenden findet ihr vereinfacht dargestellt die drei grundlegenden Leistungspakete, die ihr mit einem Hochzeitsplaner vereinbaren könnt. 

Bitte beachtet, dass nicht jeder Wedding Planner alle Optionen anbietet oder zumindest einen Mindestumsatz verlangt

1. Komplettplanung

  • Unterstützung bei allen Bereichen der Hochzeit (z.B. Location, Papeterie, Catering, Deko, Fotograf, Gästemanagement …)
  • Budgetführung
  • Vermittlung und Buchung von Dienstleistern
  • Begleitung bei Dienstleisterterminen
  • Erstellung eines Ablaufplanes
  • Betreuung während der Hochzeit (inkl. Auf- und Abbau)

2. Teilplanung

  • Unterstützung bei ausgewählten Bereichen der Hochzeit
    z.B. Dienstleister, Budget, Termine, Ablaufpläne, Veranstaltungsbetreuung

>>> Individuelle Vereinbarung der Bereiche und des Umfangs 

3. Betreuung der Hochzeit

  • Dienstleistersteuerung und -kontrolle
  • Anlaufstelle für alle Themen, sowohl für das Brautpaar, als auch die Gäste
  • Sicherstellung der Einhaltung des Ablaufplanes
  • Puffer für spontane / unvorhersehbare Sonderthemen

Bei einer Komplettplanung kann die Zusammenarbeit wie folgt aussehen. Das kann von Wedding Planner zu Wedding Planner natürlich stark variieren.

  1. Anfrage des Wedding Planners durch das Brautpaar
    Zeitpunkt: so früh wie möglich; mindestens 1 Jahr vor der Hochzeit ist ideal
    Inhalte der Anfrage: falls vorhanden Datum/Zeitraum, Location/Region, Gästeanzahl, Budget, gewünschte Leistungen (siehe Leistungspakete) und vorhandene Vorstellungen 
  2. Persönliches Kennenlernen (kostenlos)
    Inhalte des Termins: Gegenseitiges Vorstellen, gewünschte Leistungen, Vorstellungen/Wünsche des Brautpaares
  3. Kostenschätzung durch Wedding Planner
    Auf Basis des persönlichen Kennenlernens 
    Honorar des Wedding Planners: entweder prozentualer Anteil am Gesamtbudget (ca. 15%)  oder vereinbarter Festpreis (meist beliebter)
  4. Angebotsannahme und Vertragsunterzeichnung
    Inhalte des Vertrages: u.a. Leistungen/Angebot, Zahlungs- und Stornierungsbedingungen, Rücktritt, Gewährleistung 
  5. Anzahlung
  6. Detailgespräche, Leistungserbringung und Budgetupdates
  7. Hochzeit
    Veranstaltungsbetreuung durch den Wedding Planner (auch Auf- und Abbau) 
  8. Abschlusszahlung
     

3. Was einen guten Wedding Planner ausmacht

Die Planung der eigenen Hochzeit einer anderen Personen zu überlassen, benötigt sehr viel Vertrauen. Deshalb ist es besonders wichtig, dass ihr euch ganz bewusst für einen Wedding Planner entscheidet. Im Folgenden findet ihr die 3 wichtigsten Punkte, auf die ihr bei der Wahl achten solltet. 

// Sympathie

Die Planung der eigenen Hochzeit einer bis dato fremden Person zu übergeben, bedeutet sehr viel Vertrauen. Weswegen das Zwischenmenschliche auf jeden Fall stimmen sollte. Außerdem gehören zu den Aufgaben eines Wedding Planners unter anderem auch, euch in stressigen Momenten zu beruhigen und aufzubauen, aber auch mal eine schlechte Neuigkeit zu übermitteln. Daher empfehlen wir euch bei der Wahl des Wedding Planners unbedingt auf euer Bauchgefühl zu hören und die Kosten oder die Anzahl der Abonnenten auf Instagram zweitrangig zu betrachten. 

// Transparenz

Bei der Zusammenarbeit mit einem Wedding Planner sollte immer absolute Transparenz herrschen. Sowohl beim Budget als auch beim Status Quo der einzelnen Planungsbereiche. Alles andere ist unprofessionell und sollte durch euren Wedding Planner garantiert werden. 

// Erfahrung

Die Erfahrung eines Wedding Planners spielt vor allem eine Rolle, wenn ihr keinerlei persönliche Erfahrungsberichte von ihm habt. Vor allem bei der Wahl der Dienstleister, Kostenschätzung, Timings oder stressigen Ausnahmesituationen zahlt sich eine gewisse Erfahrung immer aus.  

4. Was ihr über euren Wedding Planner wissen solltet

Fragen die ihr beim Kennenlerngespräch stellen solltet:

  1. Wie lang arbeitest du schon als Wedding Planner?
  2. Wie viele Hochzeiten organisierst du pro Jahr?
  3. Arbeitest du haupt- oder nebenberuflich als Wedding Planner? 
    Hinweis: bei einer hauptberuflichen Tätigkeit ist der Wedding Planner natürlich deutlich flexibler und kann zu Geschäftszeiten der Dienstleister und Anbieter arbeiten.
  4. Wie viel Erfahrung hast du in der Region und mit den dort ansässigen Dienstleistern und Locations?
  5. Bietest du nur eine Komplettplanung oder auch Teilbereichsplanung an?
  6. Hast du einen Ersatz im Krankheitsfall?
  7. Wie würde die Zusammenarbeit ablaufen?
  8. Hast du Fotos und Referenzen von vergangenen Hochzeiten?
Wedding Planner

5. Übergreifende Tipps für mehr Nachhaltigkeit auf eurer Hochzeit

  1. Reduzierte Gästeanzahl 
    Das bedeutet automatisch weniger Müll, Ressourcen, Transfers etc.
  2. Minimalismus
    z.B. bei der Dekoration, Papeterie oder Gastgeschenke 
  3. Müllvermeidung
    z.B. Essensreste verwerten, Verzicht auf Papierservietten, Plastikstrohhalme oder Einwegdekoration
  4. Regionalität und Saisonalität
    Sowohl bei den Lebensmitteln, aber auch bei den Blumen, Dienstleistern und der Location
  5. Bio / nachhaltig zertifiziert 
    z.B. Catering, Papeterie, Dekoration oder Hochzeitsmode
  6. Leihen, recyceln oder secondhand
    z.B. Dekoration oder Hochzeitsmode
  7. Gäste einbinden
    z.B. Verzicht auf neue Kleidung, Geschenkpapier, Konfetti oder Luftballons, Geldgeschenke anstatt unerwünschte haptische Geschenke, Vorratsdosen für Essensreste, Fahrgemeinschaften

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