Nachhaltiges Hochzeitscatering

Die Experten: FR Catering

Für das Thema Hochzeitscatering habe ich mir den bio zertifizierten Caterer FR Catering an meine Seite geholt. Das Familienunternehmen bietet schon seit über 20 Jahren erfolgreich seinen Service bei Hochzeiten und Firmenevents an. Mehrfach ausgezeichnet als bester Eventcaterer Deutschlands, beweisen sie zudem stets höchste Professionalität, Qualität und Liebe zum Beruf. 

Ich bin super happy, dass sich FR Catering bereit erklärt hat, seine Expertise mit mir und euch zu teilen und wir gemeinsam für euch viele wertvolle Tipps und Infos für euer nachhaltiges Hochzeitscatering zusammenstellen konnten.

1. Cateringformen mit jeweiligen Vor- und Nachteile

Ihr habt die Qual der Wahl. An eurer Hochzeit könnt ihr entweder auf ein Buffet, ein serviertes Menü, Flying Services oder ein Menü im Family Style zurückgreifen. 

Buffet und serviertes Menü ist klar. Flying Service wird bezeichnet, wenn Servicepersonal meist Fingerfood auf Tabletts anbietet. Bei einem Family Style Menü werden die Speisen auf Platten und in Schüsseln zum Teilen in die Tischmitte gestellt. 

Möglichkeiten des für das Hochzeitscaterings und Einsatzempfehlung)

Nachhaltiges Hochzeitscatering Alternativen

Vor- und Nachteile der jeweiligen Optionen

Nachhaltiges Hochzeitscatering

2. Planungstipps

// Bindung an Cateringunternehmen prüfen
Bei Hotels und Restaurants seid ihr in der Regel an deren Küche gebunden. Bei Locations, sieht das etwas anders aus. Viele Locations überlassen euch die freie Wahl, manche Locations geben allerdings einen oder eine Auswahl an Partnercaterern vor, an die ihr gebunden seid. Prüft das unbedingt bevor ihr die Location bucht und falls der/die Caterer für euch nicht infrage kommen, informiert euch unter welchen Bedingungen ihr den Dienstleister eurer Wahl mitbringen könnt. Oft ist das gegen eine Gebühr möglich. 

// Ausstattung und Platzbedarf
Falls ihr eine Location mit einem externen Caterer wählt, solltet ihr euch die Kücheninfrastruktur und das Platzangebot für Buffetflächen und Laufwege vor Ort genau anschauen und dokumentieren. Diese Info ist für die Kalkulation des Caterers essenziell.

In meiner Locationcheckliste sind Fragen zur Kücheninfrastruktur enthalten. Nutzt diese Checkliste während der Besichtigung und gebt die Informationen unbedingt an das Cateringunternehmen weiter.

// Cateringunternehmen rechtzeitig anfragen
Je nach Saison, Nachfrage und größe des Cateringunternehmens solltet ihr euren Wunschdienstleister rechtzeitig anfragen. FR Catering empfiehlt etwa 12-6 Monate im Voraus.

// Prüft das Angebot im Detail
Achtet beim Cateringangebot immer darauf, dass alle Leistungen enthalten sind. Angefangen bei den Personalkosten für realistische Einsatzzeiten, Kosten für Zusatzstunden, über das Equipment und Zusatzleistungen, bis hin zur Mehrwertsteuer. 

Auch bei Getränkepauschalen solltet ihr genau überlegen, ob sich diese für euch lohnen.

Lest auch das Kleingedruckte (AGB). Achtet auf die Zahlungs- und Stornierungsbedingungen und vor allem auch die Deadline für die finale Gästeanzahl, sodass die Reduzierung ggf. in den Kosten berücksichtigt wird. 

// Zusatzleistungen des Caterers
Informiert euch über mögliche Zusatzleistungen des Caterers. Viele Caterer, egal ob extern oder intern, bieten oft auch Mobiliar, Tischdecken, Deko und das Dekorieren an. Je weniger verschiedene Dienstleister ihr habt, desto weniger Aufwand habt ihr in der Planungsphase und auch in der Steuerung vor Ort. 

// Platzbedarf
Fragt den Caterer wie viel Platz er für Buffetflächen, Laufwege, Ablageflächen etc. benötigt, damit ihr das entsprechend bei der Raumplanung, Bestuhlung und Dekoration berücksichtigen könnt. Vermeidet, dass das es erst vor Ort geklärt wird, vermeidet jeden möglichen Stress vor Ort.

// Timing
Zum einen solltet ihr den Caterer von Anfang an über das Timing der Hochzeit informieren und auf dem Laufenden halten. Dadurch kann er seine Kapazitäten ideal planen und euch rechtzeitig informieren, falls er etwas kritisch sieht oder die Kosten steigen würden.

Zum anderen solltet ihr das Timing möglichst realistisch schätzen und entsprechend eure Tagesplanung anpassen.  Fragt den Caterer ruhig nach seiner Einschätzung, schließlich ist er der Experte. Denkt auch an Redepausen, das Servieren und Abräumen.

Damit ihr eine Orienteirung bekommt, findet ihr im Folgenden ein paar grobe Richtwerte:

Sektempfang: 60 – 90 Minuten

Kaffee & Kuchen: 60 – 90 Minuten

Vorspeise: 30 – 40 Minuten
Hauptspeise: 45 – 60 Minuten
Dessert: 30 – 40 Minuten

// Mengen
Falls ihr euch selbst um die Getränke kümmern wollt, findet ihr im Folgenden ganz grobe Richtwerte für die jeweiligen Mengen. Die Mengen beziehen sich auf eine Veranstaltungszeit von etwa 12 Stunden, 20 °C Außentemperatur und durchschnittliche Gäste. Passt die Mengen also unbedingt an eure Hochzeit an.

Antialkoholische Getränke: insgesamt 1,5 – 2 Liter
       davon Wasser: 1 Liter

Alkoholische Getränke: 1,5 Liter
       davon Wein: 1/2 Liter
       davon Bier: 1 Liter

Sektempfang:
       Sekt: 2 Gläser pro Person
       Häppchen: 3 Teilchen

// Servicepersonal
Achtet für einen reibungslosen Ablauf, warme Speisen und möglichst geringe Wartezeiten auf ausreichend Servicepersonal. Das Personal ist zwar eine Position, bei der man gut Kosten einsparen kann. Viel sinnvoller als Personal zu reduzieren, ist die Art des Hochzeitscaterings zu überdenken (z.B. Buffet vs. Serviertes Menü). 

Zur Orientierung:

Buffet: min. 1 Servicemitarbeiter pro 20 Gäste
Serviertes Menü: min. 1 Servicemitarbeiter pro 16 Gäste
Family Style: min. 1 Servicemitarbeiter pro 17 Gäste
Flying: min. 1 Servicemitarbeiter pro 16 Gäste

// Mitternachtssnack
Denkt daran, dass zum Mitternachtssnack nicht mehr alle Gäste vor Ort sind und ihr deswegen weniger Portionen ansetzen könnt. Geht hier am besten die Gästeliste durch und überlegt, wer bis zum Mitternachtssnack bleiben wird.

// Probeessen
Vereinbart unbedingt ein Probeessen, um Qualität, Professionalität und Geschmack der Gerichte vor der Hochzeit prüfen zu können. Tipp: vergesst nicht die alkoholischen Getränke, zumindest das Bier und die Weine zu probieren. Mehr dazu findet ihr in Punkt 4.

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3. Was einen guten Hochzeitscaterer ausmacht

1. Erfahrung
Eine langjährige Erfahrung mit Hochzeiten ist natürlich kein Muss, allerdings seid ihr in Hinblick auf die vom Caterer geschätzten Mengen, Zeiten, Personalbedarf bei einem erfahrenen Dienstleister in der Regel auf der sicheren Seite. 

2. Qualität & Geschmack
Bei einem Probeessen könnt ihr Geschmack, Qualität und Professionalität prüfen. Im Zweifel machen Cateringunternehmen bei einem Probeessen in kleinem Rahmen einen besseren Eindruck als während der Hochzeit. Verlasst euch hier am besten auf euer Bauchgefühl.  

3. Flexibilität für Veganer und Co.
Ein professioneller Caterer sollte auf Allergiker, Vegetarier, Kinder etc. eingehen können und entsprechend (alternative) Gerichte anbieten können. 

4. Ausreichende Kapazitäten
Der Caterer sollte auf ausreichend geschultes und qualifiziertes Servicepersonal zurückgreifen können. Das muss nicht fest angestellt sein, der Caterer sollte aber garantieren können, dass das Personal vor Ort professionell und motiviert ist.

 

Nachhaltiges Hochzeitscatering
Nachhaltiges Hochzeitscatering

4. Das Probeessen: Checkliste und Bewertungsbogen

Die meisten Cateringpartner ermöglichen euch vor einer Beauftragung ein Probeessen. Manchmal ist das sogar kostenlos, wenn ihr den Caterer anschließend auch bucht. 

Damit ihr beim Probeessen an alles denkt und alles strukturiert dokumentieren könnt, haben wir euch eine Cateringcheckliste und einen Bewertungsbogen fürs Probeessen erstellt, die ihr im Folgenden kostenlos herunterladen könnt. 

5. Wie ihr mit Allergenen und Co. am besten umgeht

  1.  Befragt eure Gäste im Vorfeld nach Allergien, Unverträglichkeiten und alternativen Ernährungsformen. Dafür bietet sich die Einladung an. 
  2. Informiert euren Cateringdienstleister frühzeitig über die von euren Gästen angegebenen Besonderheiten, sodass dieser alternative Gerichte oder Gerichte, die für alle geeignet sind, ausarbeiten kann. 
  3. Denkt auch bei Kuchen, Häppchen etc., die ihr selbst macht, an diese Besonderheiten
  4. Generell sollte das Servicepersonal vor Ort über die relevanten Allergien und Co. informiert sein und Auskunft geben können
  5. Vor Ort habt ihr bei der Kommunikation mit euren Gästen folgende Optionen:
    1. Entsprechende Gäste informieren oder durch Trauzeugen o.ä. informieren lassen, welche Gerichte des Buffets sie essen können
    2. Auf der Buffetbeschilderung entsprechende Hinweise aufnehmen
    3. Alternative Gerichte vorbereiten lassen und entsprechende Gäste darauf hinweisen (lassen), wo sie sich die Gerichte holen können
    4. Dem Caterer bei serviertem Menü und Sitzplan die entsprechenden Personen im Sitzplan markieren und Besonderheiten dazu vermerken. Das Servicepersonal kann den Gästen so die entsprechend alternativen Gerichte ohne Aufforderung servieren.
Nachhaltiges Hochzeitscatering

6. Mögliche Einsparpotentiale

  • Fleischanteil reduzieren
  • Personal reduzieren (z.B. durch ein Buffet, Getränketheke anstatt Service am Tisch)
  • Regionale und saisonale Lebensmittel 
  • Kleinere Auswahl
  • Kalte Vorspeisen und Häppchen
  • Portionsgröße und Gerichte für Kinder anpassen
  • Sachen selbst übernehmen (z.B. Häppchen, Kuchen, Getränke)

    Achtung: Bei Caterern, Hotels, Restaurants kann man meist nur gegen ein sogenanntes Korkgeld Getränke und für ein Gabelgeld Kuchen mitbringen. Sodass der Spareffekt dann ggf. verpufft. Klärt das unbedingt frühzeitig ab.

7. Wie ihr eure Hochzeit aufpeppen könnt

  • Food Truck
  • Live-Tranchieren von Fleisch
  • Live-Cooking-Station (z.B. BBQ oder Spaghetti aus dem Parmesanlaib)
  • Salat-, Brezel-, Gin-, Candy- oder Prosecco-Bar
  • Barista vor Ort
  • Besondere Getränke wie Cocktails

8. Tipps für ein nachhaltiges Hochzeitscatering

  • Tierische Produkte reduzieren
  • Regionale und saisonale Lebensmittel
  • Bio und fairtrade zertifizierte Lebensmittel 
  • Bio zertifizierter Dienstleister
  • Regionales Cateringunternehmen wählen um Fahrtwege und den Transport zu minimieren
  • Essensreste nicht wegschmeißen. Gäste bitten Vorratsdosen o.ä. mitzubringen
  • Einwegprodukte (z.B. Strohhalme, Servietten, Geschirr) und Müll vermeiden
  • Stoffservietten und -tischdecken 
  • Großpackungen kaufen
  • Gläser pro Gast wiederverwenden, um den Spül- und Transportaufwand zu reduzieren

9. Saisonkalender

Damit ihr auch wisst, was gerade Saison hat, haben wir euch einen Saisonkalender erstellt. Im Kalender könnt ihr pro Monat sehen, welches regionale Obst, Gemüse und Salat gerade geerntet oder aus einem regionalen Lager bezogen werden kann. 

Saisonkalender

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